In English below.


Tietosuojailmoitus

YHDISTETTY REKISTERISELOSTE JA INFORMOINTIASIAKIRJA

Laatimispäivä 3.5.2018
Päivitetty 7.8.2018

1. Johdanto

Tässä asiakirjassa kuvataan yleisellä tasolla, mitä henkilötietoja GPW:n kyselytutkimuksen yhteydessä käsitellään, miten niitä käsitellään, mistä henkilötiedot ovat peräisin, kenelle niitä luovutetaan sekä miten henkilötietoja suojataan.

2. Rekisterinpitäjän tiedot

Nimi: GPW Institute Finland Oy (jäljempänä myös ”GPW”)
Postiosoite: Meritullinkatu 1 C
Postinumero: 00170
Postitoimipaikka: Helsinki
Y-tunnus: 2079754-7

3. Yhteyshenkilö

Katriina Grönqvist
Toimitusjohtaja
GPW Institute Finland Oy
Meritullinkatu 1 C
00170 Helsinki
+358 40 5381918
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

4. Rekisterin nimi

GPW:n kyselytutkimuksia koskeva rekisteri.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

GPW toteuttaa kyselytutkimuksia yhteisöjen organisaatiokulttuurin arvioimiseksi ja sen kehittämiseksi asiakasyhteisöjen henkilöstölle tehtävillä kyselyillä. GPW saa kulloinkin tutkimuksen kohteena olevan henkilöstön yhteystiedot suoraan asiakasyhteisöltään ja käyttää näitä yhteystietoja ainoastaan kyselytutkimuksen toteuttamiseen.

Kyselytutkimuksen yhteydessä GPW saattaa kerätä henkilötietoja, joiden käsittelyn tarkoituksena on kyselytutkimusten suorittaminen. Henkilötietojen käsittelyn yleisenä edellytyksenä on henkilön antama suostumus sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

GPW voi käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä tutkimuksen suorittamiseksi ja tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi osa tiedoista voi sijaita GPW:n alihankkijoilla.

6. Kuvaus rekisterin ryhmistä ja tietosisällöstä ja tietojen säilytysajasta

Rekisteri sisältää GPW:n asiakkaaltaan saamat tutkimuksen kohteena olevan henkilöstön yhteystiedot.

Lisäksi rekisterissä käsitellään kyselyihin vastanneiden henkilöiden seuraavia tietoja:

- Kyselyn taustamuuttujat, kuten henkilön asema, ikä, sukupuoli, työsuhteen laatu ja voimassaolo
- Henkilön varsinaiseen kyselytutkimukseen antamat vastaukset

Asiakasyhteisöltä saadut yksittäiseen henkilöön kohdistuvat yhteystiedot eivät ole yhdistettävissä muihin rekisterissä ylläpidettäviin tietoihin. Näitä henkilöstön yhteystietoja säilytetään ainoastaan kyselytutkimuksen suorittamisen ajan, jollei joidenkin henkilötietojen osalta ole erikseen ilmoitettu tätä lyhyemmästä tai pidemmästä säilytysajasta.

Tutkimusjärjestelmä anonymisoi kaiken henkilötietodatan automaattisesti 24 tunnin kuluttua kyselytutkimuksen päättymisestä. Lisätietoja kyselyaineiston luottamuksellisuudesta voi pyytää sähköpostitse osoitteesta Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallisena tietolähteenä on henkilön kyselylomakkeella antamat tiedot.

Tutkimuksen kohteena olevan henkilöstön yhteystiedot saadaan suoraan asiakasyhteisöltä niiden omista henkilörekistereistä.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

GPW ei luovuta henkilötietoja säännönmukaisesti GPW:n tai sen alihankkijoiden ulkopuolelle.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta seuraavin keinoin:

- pääsyoikeutta tiloihin, jossa tietoja fyysisesti sijaitsee, on rajoitettu.
- laitteiston ja järjestelmän fyysinen koskemattomuus ja turvallisuus on pyritty turvaamaan.
- Verkossa sijaitsevassa kyselylomakkeessa käytetään SSL- tai TLS-suojattua yhteyttä.
- pääsyä yleisen tietoverkon kautta järjestelmään on rajoitettu palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla.
- henkilötietoja käsittelevät vain GPW:n erikseen määrittelemät henkilöt sekä GPW:n toimeksiannosta palveluita ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.
- rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on lain sallimissa rajoissa seuraavat henkilötietojen käsittelyä koskevat oikeudet:

- Oikeus läpinäkyvään informointiin: Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada avointa ja läpinäkyvää tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- Oikeus tarkastaa tiedot: Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja GWP:llä hänestä on rekistereissään ja millä perusteilla tietoja käsitellään. Rekisteröity henkilö voi pyytää jäljennöksen itseään koskevista henkilötiedoista joko kirjallisesti tai sähköisesti.
- Oikeus pyytää tietojen korjausta tai poistoa: Rekisteröidyllä henkilöllä on tarvittaessa oikeus pyytää GPW:tä oikaisemaan tai poistamaan häntä koskevat virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai muulla tavoin epätarkat henkilötiedot.
- Oikeus kieltää tietojen käsittely: Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus lain sallimissa rajoissa kieltää GPW:tä käsittelemästä henkilötietojaan. Rekisteröidyllä henkilöllä on muun muassa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, mikäli rekisteröity henkilö uskoo, että hänen tietojaan ei käsitellä soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

GPW voi pyytää rekisteröityä henkilöä tarkentamaan pyyntöä ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisena tai sähköpostitse alla mainittuun osoitteeseen:

GPW Institute Finland Oy
Henkilörekistereistä vastaava henkilö
Meritullinkatu 1 C
00170 Helsinki
Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

GPW vastaa pyyntöihin yhden kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä. GPW voi erityisestä syystä pidentää vastaamisaikaa.

GPW pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojailmoitukseen.

 


 

Privacy Notice


COMBINED REGISTER INFORMATION AND INFORMATION DOCUMENT


Created on 3.5.2018
Updated 7/8/2018

1. Introduction

This document describes in general terms what personal information is handled in connection with the GPW survey, how the information is processed, where it comes from, to whom it is handed over, and how it is protected.

2. Registrar Information

Name: GPW Institute Finland Oy (hereinafter also referred to as "GPW")
Postal address: Meritullinkatu 1 C
Zip: 00170
City: Helsinki
Business ID 2079754-7

3. Contact Personnel

Katriina Grönqvist
CEO
GPW Institute Finland Oy
Meritullinkatu 1 C
00170 Helsinki
+358 40 5381918
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

4. Register Name

GPW Survey Register

5. The Purpose of Handling Personal Data

GPW conducts surveys to evaluate and develop organizational culture through surveys for personnel of customer communities. In each case, GPW receives contact information for the purposes of the survey directly from the customer community and uses this contact information solely to produce the survey.

GPW may collect personal data when conducting surveys. The general condition for handling personal data is the consent of the survey respondent and the legitimate interest of the registrar.

GPW can use subcontractors to process the data and due to the technical implementation of data processing, some of the data may be located by GPW subcontractors.

6. Description of the register groups and data content and data retention time

The register contains survey respondents' contact details received from customer community.

In addition, the following information of survey respondents is addressed in the register:
- Demographic variables such as type of job, age, sex, work status and terms of employment
- Responses to the survey

Respondent contact details cannot be combined with other data maintained in the register. These personnel contacts are only retained for the duration of the survey, unless some part of the personal details specifically state a shorter or longer shelf-life.

The research system automatically anonymizes all personal data 24 hours after the end of the survey. For more information on the confidentiality of the survey, please contact Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

7. Regular sources of information

The main source of information is a data collected from survey.

The contact details of the survey respondents are obtained directly from the customer community from their own registers.

8. Regular disclosure of data and transfer of data outside the EU or the European Economic Area

GPW does not disclose personal information to GPW or its subcontractors.

Personal data will not be transferred outside the European Union or the European Economic Area.

9. Principles of register protection

The register is treated confidentially. The register is adequately protected from third parties by the following means:
- Access to the premises where the data are physically located is limited.
- Efforts to secure the physical integrity and safety of the equipment and system.
- The online survey uses an SSL or TLS-protected connection.
- Access through the public information network to the system is limited by firewalls and other technical protection means.
- personal data are processed only by persons specifically designated by GPW and by third parties who maintain or develop services on behalf of GPW.
- the register is not kept as a paper printout.

10. Rights of Respondents

Respondents have the following rights, within the limits permitted by law, for the processing of personal data:

- Right to transparent information: Respondents have the right to receive open and transparent information concerning the processing of personal data of themselves.
- The right to inspect information: Respondents have the right to know what personal information GPW has about themselves and on what basis the data is processed.
- Respondents may request, either in writing or electronically, a copy of personal data.
- Right to request correction or deletion of data: The respondent has the right to request GPW to rectify or erase erroneous, unnecessary, incomplete or otherwise inaccurate personal data about themselves.
- Right to Prohibit Processing of Data: Respondents have the right, within the limits permitted by law, to prohibit GPW's processing of their personal data. The respondent has, inter alia, the right to object to the processing of their personal data for direct marketing.

A respondent has the right to appeal to the supervisory authorities if a respondent believes that their data will not be processed in accordance with applicable data protection legislation.

GPW may request a respondent to specify the request and verify their identity before processing the request. Rights-related requests should be sent in writing or by e-mail to the address below:

GPW Institute Finland Oy
Personal Registry Personnel
Meritullinkatu 1 C
00170 Helsinki
Email: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

GPW responds to requests within one month of request submissions. GPW may extend the response time for special circumstances.

GPW reserves the right to make changes to this Privacy Notice.